Teori Kaizen

A.       

Sejarah Teori Kaizen

Fenomena pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses penerapan konsep deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada konsep tersebut.

Namun konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa :

“Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadar dan membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265)

Kunci keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah satu kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan sedangkan AS sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih cenderung just in case.

B.             B. Defenisi Teori Kaizen

Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan bisnisKaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen artinya baik. Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan / perbaikan dan shan berarti baik / benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan kepada arah lebih baik.

KAIZEN adalah kegiatan sehari-hari yang sederhana bertujuan untuk melampaui peningkatan produktifitas, juga merupakan sebuah proses apabila dilakukan dengan benar akan “memanusiawikan” tempat kerja, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta mengurangi pemborosan dalam proses kerjanya.

C.        C. Ruang Lingkup dan Konsep Teori Kaizen

Sesuai artinya, filosofi dari Kaizen adalah melaksanakan perbaikan atau peningkatan yang berkesinambungan. Adapun realisasinya dalam suatu perusahaan Setiap Karyawan di semua level di dalam organisasinya dapat berpartisipasi dalam KAIZEN, mulai dari Manajemen Puncak hingga ke level bawah, hal ini bertujuan untuk pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik. Format KAIZEN dapat berupa perseorangan, sistim saran, kelompok kecil, atau kelompok besar. sampai bawahan atau istilahnya way of life perusahaan.

Kaizen merupakan aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut:

1. Berorientasi pada proses dan hasil.

2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.

3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.

Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi TQM ini terlaksana atau sebelum system mutu dapat dilaksanakan dalam suatu perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga perbaikan secara terus menerus (Just in time) ini adalah usaha yang melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang memiliki ciri khas :

·       Berorientasi pada pelanggan.

·       Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)

·       Robotik

·       Gugus kendali mutu

·       System saran

·       Otomatisasi

·       Displin ditempat kerja

·       Pemeliharan produktiftas

·       Penyempurnaan dan perbaikan mutu

·       Tepat waktu

·       Tanpa cacat

·       Kegiatan kelompok kecil

·       Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan

·       Pengembangan produk baru

Strategi kaizen adalah konsep tunggal dalam Manajemen jepang yang paling penting, sebagai kunci sukses Jepang dalam persaingan. KAIZEN dibagi menjadi 3 segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu:

1.       KAIZEN yang berorientasi pada Manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.

2.   KAIZEN yang berorientasi pada Kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi/manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar/prosedur baru.

3.    KAIZEN yang berorientasi pada Individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.

Beberapa point penting dalam proses penerapan KAIZEN yaitu :

· Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam istilah Jepang. Konsep ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya. Muda diartikan sebagai mengurangi pemborosan, Mura diartikan sebagai mengurangi perbedaan dan Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan.

· Gerakkan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) atau 5R. Seiri artinya membereskan tempat kerja. Seiton berarti menyimpan dengan teratur. Seiso berarti memelihara tempat kerja supaya tetap bersih. Seiketsu berarti kebersihan pribadi. Seiketsu berarti disiplin, dengan selalu mentaati prosedur ditempat kerja. Di Indonesia 5S diterjemahkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin

· Konsep PDCA dalam KAIZEN. Setiap aktivitas usaha yang kita lakukan perlu dilakukan dengan prosedur yang benar guna mencapai tujuan yang kita harapkan. Maka PDCA (Plan, Do, Check dan Action) harus dilakukan terus menerus.

· Konsep 5W + 1H. Salah satu alat pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan KAIZEN adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5W + 1H ( What, Who, Why, Where, When dan How).

Sekali lagi KAIZEN adalah tanggung jawab setiap orang. Konsep KAIZEN sangat penting untuk menjelaskan perbedaan antara pandangan Jepang dan pandangan Barat terhadap manajemen. Perbedaan konsep yang paling mendasar adalah “KAIZEN Jepang dan cara berpikirnya berorientasi pada proses, sedangkan cara Barat berorientasi pada hasil kerja”

D.             D. Kunci Pelaksanaan Kaizen

Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu :

1.    Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan. Sistem kaizen bisanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan sistem produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.

2.    Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka) yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam dalam satu lini produksi.

3.    Menghilangkan pemborosan untuk menghindari pemborosan pada persediaan, pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan sistem kartu kanban yang mendukung sistem produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejak awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu mengurangi jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainy persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.

4.    Memperbaiki aliran produksi. Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :

a) Seiri atau pemilahan yaitu disiplin ditempat kerja dengan cara melakukan pemisahan berbgai alat atau komponen ditempat masing-masing sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah.

b) Seiton atau penataan yaitu disiplin ditempat kerja dengan melakukan penyimpanan fungsional dan membuang waktu untuk mencari barang.

c) Seiso atau pembersihan yaitu disiplin ditempt kerja dengan melakukan pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan.

d) Seiketsu atau pemantapan/perawatan yaitu manajemen visual dan pemantpn 5-S seperti pemberian tanda, pengumuman, label, pengaturan kabel, kode, dsb.

e) Shitsuke atau pembiasaan yaitu pembentukan kebiasaan dan tempat kerja yang berdisiplin.

5.    Menyempurnakan kualitas produk salah satunya untuk menyempurnakan kualitas produk dengn melihat prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pndangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengn tegas, memberikan wewenang kepada karyawn untuk mengadkan pengendlin mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan, tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercpai komitmen terhadap pengedlin mutu jangka panjang.

6.    Orang-orang yang tanggap penerapan Sistem Kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalm perusahan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilh jidoka yaitu semua karyawn bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.

7.    Menghilangkan ketidakpastian untuk menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka)

8.    Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang. Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesnan barang, pemesanan dlam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadkan perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan.

Istilah lain yang bertujuan mengimbangi system kaizen ini adalah reengineering yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan system ini diciptakan Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa juga menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi, jasa maupun proses dan sistemnya.

E.             E. Peran Pihak Internal Perusahaan dalam Penerapan Teori Kaizen

Dalam Kaizen, manajemen puncak memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan beberapa hal berikut :

1.       Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan

2.       Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya

3.       Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang

4.       Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit

5.       Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen

Peranan manajemen madya dan staf adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk :

1.       Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional  silang.

2.       Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional.

3.       menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar.

4.       Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif.

5.       Membantu karyawan memperoleh ketrampilan dan alat pemecah masalah.

Penyelia (supervisor) mempunyai peran  bertanggung jawab dalam :

1.       Mempergunakan Kaizen dalam peranan fungsional.

2.       Memformulasikan rencana untuk Kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan.

3.       Menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi

4.       Mendukung aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu) dan system saran individual.

5.       Mengintroduksi disiplin di tempat kerja.

6.       Memberikan saran.

Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk :

1.       Melibatkan diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan aktivitas kelompok kecil.

2.       Mempraktikkan disiplin di tempat kerja.

3.       Melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah yang lebih baik.

4.       Meningkatkan ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang.

F.             F. Manfaat Teori Kaizen

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :

1.       Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.

2.       Setiap orang akam memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.

3.       Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.

4.       Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak untuk diselesaikan.

5.       Setiap orang akan berpartisipasi dalam  membangun sistem yang baru.

G.          G. Pemahaman Teori 5 S

Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus menerus. Dengan 5S Kaizen, maka pekerja akan lebih nyaman, lebih efisien, lebih produktif, dan lebih sejahtera.

5S atau di Indonesia biasanya disebut 5R adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan.

5S / 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang merupakan tanggung jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning Service. Setiap pekerja bertanggung jawab melakukan penataan tempat kerja kearah yang lebih baik, dan ini harus menjadi budaya perusahaan.

· Seiri atau pemilihan. Berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan dan prinsip yang tertentu. Ini artinya membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Membuang yang tidak diperlukan dan memcari penyebab-penyebabnya serta menghilangkan penyebabnya sehingga tidak menimbulkan masalah.

· Seiton atau penataan. Berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendesak. Ini juga cara untuk menghilangkan waktu proses pencarian. Jika sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti anda memiliki tempat kerja yang rapi.

· Seiso atau Pembersihan. Istilah ini berarti membersihkan barang-barang sehingga menjadi bersih. Ini artinya membersihkan sampah, kotoran dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu. Pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap tempat kerja dan yang tidak memiliki cacat dan cela.

· Seiketsu atau pemantapan. Ini berarti terus menerus dan secara berulang-ulang melakukan pemeliharaan, pemilahan dan pembersihan. Dengan demikian, pemantapan mencakup kebersihan pribadi dan kebersihan lingkungan.

· shitsuke atau pembiasaan. Istilah ini berarti pelatihan dan kemampuan untuk melakukan apa ingin anda lakukan meskipun itu sulit dilakukan. Pelatihan dan kemampuan untuk melakukan sesuatu secara benar. tujuannya untuk menciptakan tempat kerja dengan kebiasaan dan perilaku yang baik. Dengan mengajarkan setiap orang apa yang harus dilakukan dan memerintahkan setiap orang untuk melaksanakannya, maka kebiasaan buruk akan terbuang dan kebiasaan baik akan terbentuk. Orang mempraktekkannya dengan membuat dan mematuhi undang-undang.

Ada pun manfaat yang diperoleh perusahaan jika memanfaatkan sikap kerja 5S yaitu :

· keamanan. Dengan adanya pemilihan dan penataan maka barang-barang dan kelengkapan kerja yang digunakan tersedia dan mengurangi angka kecelakaan kerja yang disebabkan oleh kesalahan manusia (Human Factor). Misalnya mencegah terpeleset dan kebakaran dari kebocoran minyak.

· Kondisi kerja yang rapi. Dengan kondisi kerja yang rapi, produktivitas meningkat.

· Efisiensi. dianalogikan sebagai koki masak terkenal, pelukis yang terkenal mereka memelihara peralatan mereka. Tidak ada pisau yang berkarat. Tidak ada kuas yang kusut. Sehingga saat digunakan peralatan tersebut selalu tersedia dan siap digunakan. Jika di industri maka efisiensi mesin menjadi tinggi dan mengurangi waktu macet mesin.

· Mutu. Industri Elektronik dan mesin memerlukan tingkat presisi dan kebersihan yang tinggi. Setitik kotoran dapat menyebabkan kecacatan sebuah produk. dengan adanya 5S maka kualitas akan terjaga.

Adapun akibat bila tidak adanya penerapan 5S adalah:

· Hubungan antara karyawan yang kurang baik.

· Penampilan yang loyal.

· Absensi yang tinggi.

· Tidak ada saran untuk peningkatan kerja.

· Gugus mutu tidak berjalan.

· Lini kerja penuh dengan barang cacat.

· Peralatan kantor dan lokasi kerja yang kotor dan berserakan.

· Kecelakaan kerja tinggi

· Kehancuran industri.

Beberapa kendala atau kesulitan yang dihadapi dalam penerapan 5S adalah:

· Tidak paham terhadap arti penting 5S.

· 5S menginginkan perubahan prilaku, bukan sistem.

· Tidak ada semangat kerja keras.

· Melupakan yang mudah (kurang meluangkan waktu untuk 5S).

· Terlalu berorientasi hasil.

· Tidak ada kerja tim.

· Cepat berpuas diri.

· Kurang adanya dukungan manajemen.

Syarat-syarat yang dibutuhkan dalam implementasi atau penerapan 5S adalah:

· Pemahaman yang utuh dan menyeluruh

· Kegigihan dan kebulatan tekad

· Usaha yang kontinyu dan bertahap

· Dukungan seluruh individu tanpa kecuali

· Keteladanan manajemen

· Kampanye yang efektif

Referensi :

Sumber